Neidio i'r prif gynnwys

0800 917 1000 Open weekdays 9am to 5pm

Adborth a'r polisi cwynion

Cyflwyniad

Mae staff yr Ymchwiliad yn rhyngweithio â nifer fawr o aelodau'r cyhoedd. Ein nod yw ymgymryd â gwaith yr Ymchwiliad hyd at safon uchel. Fodd bynnag, bydd achlysuron pan fyddwn yn methu â chyrraedd y safon uchel a osodwn ni i ni'n hunain. Pwrpas y Polisi Adborth a Chwynion hwn yw amlinellu sut y gall y rhai hynny y mae'r Ymchwiliad yn rhyngweithio â nhw ddarparu adborth neu wneud cwyn ynghylch ei weithrediadau o ddydd i ddydd.

Ein hymrwymiad

Mae cylch gorchwyl yr Ymchwiliad yn nodi ei rôl a'i bwrpas.

Rydym wedi ymrwymo i ddatblygu diwylliant o ragoriaeth wrth ryngweithio â'r cyhoedd. Felly mae'r ffordd yr ydym yn delio â chwynion yn nodwedd bwysig o'r gwaith hwnnw.

Byddwn ni'n ymateb i gŵynion yn effeithiol ac yn delio â nhw'n sensitif, yn deg ac yn drylwyr. Ni fyddwn yn trin unrhyw aelod o'r cyhoedd yn llai ffafriol ar sail eu rhyw, cyfeiriadedd rhywiol, hil neu ethnigrwydd, anabledd neu grefydd neu gred a bydd pob cwyn yn cael ei thrin yn hollol gyfrinachol.

Beth mae'r Polisi hwn yn ei gwmpasu

Mae'r polisi'n berthnasol i adborth a chwynion ynghylch rhyngweithiad yr Ymchwiliad â'r cyhoedd. Nid yw'n berthnasol i gamau neu benderfyniadau y mae'n ofynnol i'r Ymchwiliad eu cymryd o dan Ddeddf Ymholiadau 2005.

Adborth

Rydym yn annog y cyhoedd i roi adborth cadarnhaol a negyddol i ni. Rydym yn croesawu eich barn ar eich profiad o ddelio â ni neu eich barn ar unrhyw agwedd ar waith yr Ymchwiliad.

Gall unrhyw aelod o'r cyhoedd ddarparu adborth i'r Ymchwiliad a gofynnwn i hyn gael ei wneud, lle bynnag y mae'n bosibl, o fewn tri mis. Bydd yr holl adborth yn cael ei gofnodi a'i ddadansoddi fel y gallwn ni wneud gwelliannau yn y ffordd rydym yn delio â'r cyhoedd.

Cwynion

Rydym yn ystyried bod cwyn yn fynegiant o anfodlonrwydd ynghylch unrhyw agwedd ar y ffordd mae'r Ymchwiliad yn ymgymryd â'i waith gan aelod o'r cyhoedd neu eu cynrychiolydd sydd wedi bod mewn cysylltiad uniongyrchol â'r Ymchwiliad neu sydd wedi cael ei effeithio'n uniongyrchol gan y gwaith y cwynwyd amdano.

Mae'r Ymchwiliad yn gorff i wneud penderfyniadau sy'n farnwrol ei gymeriad. Rhaid iddo weithredu'n deg ac yn unol â darpariaethau Deddf Ymchwiliadau 2005 a Rheolau Ymchwiliadau 2006. Nid yw sylwadau ar y modd mae'r Ymchwiliad wedi gwneud penderfyniadau neu anghytuno â phenderfyniad mae'r Ymchwiliad wedi'i wneud yn gŵynion sy'n dod o fewn cwmpas y Cyfarwyddyd hwn.

Rydym yn trin pob cwyn gan gynnwys cwynion dienw o ddifrif a byddwn ni'n cymryd camau i'w hystyried ymhellach, lle bynnag y mae hyn yn briodol. Yn gyffredinol, byddwn ni'n ystyried cwynion dienw os oes digon o wybodaeth yn y gŵyn i'n galluogi i wneud ymholiadau pellach. Fodd bynnag, os nad yw cwyn anhysbys yn darparu digon o wybodaeth i'n galluogi i weithredu ymhellach, efallai y byddwn ni'n penderfynu peidio â mynd ar ei drywydd ymhellach.

Efallai y byddwn ni'n gwrthod delio â: chwynion sy'n ymosodol; gohebiaeth barhaus; neu gŵynion lle mae ein gweithdrefn gŵynion ffurfiol wedi'i disbyddu.

Nid yw'r polisi hwn yn berthnasol i gŵynion nac adborth ynghylch sefydliadau heblaw'r Ymchwiliad, y dylid eu cyfeirio at y sefydliad dan sylw.

Gweithdrefn Adborth

Sut allaf ddarparu adborth?

Mae'r Ymchwiliad yn annog y cyhoedd i ddarparu adborth cadarnhaol a negyddol i ni. Rydym yn croesawu eich barn ar eich profiad o ddelio â ni neu eich barn ar sut rydym yn gwneud ein gwaith.

Gall unrhyw aelod o'r cyhoedd ddarparu adborth i'r Ymchwiliad a gofynnir iddynt wneud hyn o fewn tri mis lle bynnag y mae'n bosibl. Caiff yr holl adborth a dderbynnir ei gofnodi, ond ni fydd yr Ymchwiliad yn gohebu â'r rhai hynny sydd wedi darparu adborth.

Os hoffech ddarparu adborth i ni, gallwch wneud hynny trwy gysylltu â ni yn y dulliau dilynol:

  • E-bostio i contact@iicsa.org.uk
  • Trwy'r post i IICSA, PO Box 76107, Llundain SE1P 6HJ
  • Ffonio ein llinell gymorth ar 0800 917 1000

Bydd o gymorth i ni os byddwch yn egluro wrth gysylltu eich bod am ddarparu Adborth.

Sut fydd fy adborth yn cael ei ddefnyddio?

Bydd yr holl adborth a dderbynnir gan aelodau'r cyhoedd yn cael ei gofnodi'n ffurfiol a chaiff ei ddadansoddi er mwyn nodi gwelliannau y gellir eu gwneud i waith yr Ymchwiliad.

Gweithdrefn Gŵynion

Pwy all wneud cwyn?

Gall unrhyw un sydd wedi bod mewn cysylltiad uniongyrchol â'r Ymchwiliad neu sydd wedi'i effeithio'n uniongyrchol gan ei waith wneud cwyn.

Gall cwyn gael ei gwneud yn uniongyrchol gan yr unigolyn dan sylw neu ar ei ran gan gynrychiolydd enwebedig megis aelod o'r teulu neu ffrind, grŵp cymorth, cyfreithiwr neu weithiwr proffesiynol arall. Os byddwch yn enwebu cynrychiolydd i gwyno ar eich rhan, bydd angen i chi roi caniatâd i'r cynrychiolydd weithredu ar eich rhan. Byddwn ni'n cydgysylltu â'r cynrychiolydd ac yn eu trin fel pe byddai'n achwynydd.

Pan fydd cwyn yn datgelu honiad o ymddygiad troseddol, yn unol â pharagraff 8 o gylch gorchwyl yr Ymchwiliad, cyfeirir hyn at yr heddlu (ac ni chymerir unrhyw gamau pellach yn unol â'r weithdrefn gŵynion).

Sut allaf wneud cwyn?

Os ydych am wneud cwyn ynghylch yr Ymchwiliad, gallwch wneud hynny yn y dulliau dilynol:

  • E-bostio i contact@iicsa.org.uk
  • Trwy'r post i IICSA, PO Box 72289 Llundain SW1P 9LF
  • Ffonio ein llinell gymorth ar 0800 917 1000

Bydd yn ein helpu i ddelio â'ch cwyn yn briodol os gwnewch yn glir pan fyddwch yn cysylltu â ni eich bod yn gwneud hynny er mwyn codi cwyn.

Ein nod yw sicrhau bod pob aelod o'r cyhoedd yn ei gael yn hawdd gwneud cwyn neu roi adborth ar ein gwasanaeth. Os na allwch ddefnyddio unrhyw un o'r opsiynau a nodir uchod, yna byddwn ni'n hapus i dderbyn eich adborth neu'ch cwyn mewn fformat arall.

Dylid darparu pob cwyn a gyfeirir at Gam Tri y weithdrefn gŵynion yn ysgrifenedig naill ai trwy e-bost neu bost. Fodd bynnag, lle nad yw hyn yn bosibl neu'n ymarferol, cysylltwch â ni neu gofynnwch i gynrychiolydd gysylltu â ni ar eich rhan fel y gallwn ni ystyried sut y gallwn ni'ch galluogi orau i wneud eich cwyn.

Pa wybodaeth y bydd angen i mi ei darparu?

Er mwyn sicrhau y gellir delio â chwyn yn gyflym ac yn effeithlon, dylech ddarparu'r wybodaeth ddilynol:

  • Enw llawn
  • Cyfeiriad post
  • Cyfeiriad e-bost
  • Cyfeirnod yr ymchwiliad
  • Manylion cyswllt (gan gynnwys y manylion ar gyfer eich cynrychiolydd, lle rydych am ddefnyddio un)
  • Manylion llawn y gŵyn
  • Y dull cysylltu a ffefrir (llythyr, e-bost, ffôn)

Os ydych eisoes wedi ceisio datrys eich pryderon yn anffurfiol â'r Ymchwiliad, dylech hefyd ddarparu manylion aelod o staff yr Ymchwiliad a'ch cynorthwyodd.

Faint o amser fydd gennyf i wneud cwyn?

Bydd cwynion yn cael eu hystyried dim ond os cânt eu derbyn o fewn 3 mis o'r mater y cwynir amdano. Os na wneir eich cwyn o fewn y terfyn amser hwn, ni fyddwn ni'n archwilio'ch cwyn.

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon yn dilyn ateb i'ch cwyn, efallai yr hoffech ei uwchgyfeirio i'r cam nesaf. Dylid gwneud hyn o fewn 21 diwrnod o ddyddiad derbyn yr ateb i'ch cwyn. Ni fydd cwynion a dderbynnir y tu allan i'r amserlen hon yn cael eu hystyried.

Sut yr ymdrinnir â fy nghwyn a beth fydd y canlyniad?

Byddwn ni'n delio â phob cwyn yn sensitif, yn deg ac yn gyfrinachol. Byddwn ni'n eich hysbysu a yw eich cwyn wedi'i chynnal, naill ai'n gyfan gwbl neu'n rhannol, neu heb ei chynnal.

Os oes cyfiawnhad dros eich cwyn, byddwn ni'n ymddiheuro, ceisio unioni'r mater a chymryd camau i sicrhau na fydd yn digwydd eto.

Pryd fyddaf yn derbyn ymateb i'm cwyn?

  • Byddwn ni'n cydnabod eich cwyn o fewn 3 diwrnod gwaith o'i derbyn;
  • Byddwn ni'n ymateb i gŵynion yng Ngham Un a Dau o fewn 15 diwrnod gwaith ar ôl eu derbyn; a
  • Bydd Cyfreithiwr yr Ymchwiliad yn ymateb i gŵynion Cam Tri o fewn 30 diwrnod gwaith o'u derbyn.

Os nad yw'n bosibl darparu ymateb o fewn yr amserlenni hyn, byddwn ni'n cysylltu â chi i egluro pam mae oedi a'r dyddiad diweddaraf y gobeithiwn ddarparu ymateb.

Beth yw'r camau yn y weithdrefn gŵynion?

Datrys yn Gynnar

Bydd llawer o unigolion sy'n anfodlon â'r gwasanaeth y mae'r Ymchwiliad wedi'i ddarparu am i rywun adolygu eu pryderon cyn gynted â phosibl. Y cam cychwynnol yw cysylltu â'r unigolyn y mae ei wasanaeth wedi bod yn anfoddhaol i ofyn iddo ddatrys y gŵyn yn anffurfiol. Efallai y bydd yn bosibl datrys achos yr anfodlonrwydd ar unwaith a byddwn ni'n anelu at wneud hynny trwy ddarparu esboniad, ymddiheuriad neu ganlyniad priodol arall.

Os na allwn ddatrys eich pryderon yn foddhaol yna efallai yr hoffech fynd ar drywydd cwyn ffurfiol yn dilyn y weithdrefn ddilynol.

Cam Un

Bydd cwynion a wneir yng Ngham Un y weithdrefn yn cael eu cofnodi a'u rheoli'n ffurfiol gan y rhan o'r Ymchwiliad y mae'r gŵyn yn ymwneud â hi. Cyfeirir y gŵyn at y rheolwr perthnasol sy'n gyfrifol am destun y gŵyn. Byddant yn ymchwilio i'ch cwyn ac yn ymateb i chi o fewn 15 diwrnod gwaith. Lle nad yw'n bosibl cwblhau'r ymchwiliad a darparu ymateb o fewn yr amserlen honno, byddwn ni'n cadarnhau gyda chi'r dyddiad diweddaraf y gobeithiwn ymateb.

Cam Dau

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon â'r ymateb a gafwyd yng Ngham Un gallwch atgyfeirio'ch cwyn i aelod o dîm y Cyfreithiwr i'r Ymchwiliad (STI). Dylid gwneud eich atgyfeiriad yn ysgrifenedig lle bydd hynny'n bosibl. Os nad yw hyn yn bosibl, cysylltwch â ni neu drefnwch i gynrychiolydd gysylltu â ni i archwilio opsiynau amgen ar gyfer gwneud cwyn Cam Dau. Dylech ddarparu manylion pam eich bod yn parhau i fod yn anfodlon a bydd aelod o'r tîm STI yn adolygu'ch cwyn ac yn darparu ymateb o fewn 15 diwrnod gwaith. Lle nad yw'n bosibl cwblhau'r ymchwiliad a darparu ymateb o fewn yr amserlen honno, byddwn ni'n ysgrifennu atoch i ddarparu'r dyddiad diweddaraf y gobeithiwn ymateb.

Cam Tri

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon yn dilyn Camau Un a Dau y weithdrefn gŵynion gallwch atgyfeirio'ch cwyn i'r Cyfreithiwr at yr Ymchwiliad ei hun. Rhaid gwneud eich atgyfeiriad yn ysgrifenedig lle bydd hynny'n bosibl. Os nad yw hyn yn bosibl, cysylltwch â ni neu drefnwch i gynrychiolydd gysylltu â ni i archwilio opsiynau amgen ar gyfer gwneud cwyn Cam Tri. Mae'r STI yn gyfrifol am drin ac ymchwilio i gŵynion gan aelodau'r cyhoedd mewn cysylltiad ag ansawdd y rhyngweithio rhwng yr Ymchwiliad a'r cyhoedd a chadw at ei weithdrefn gŵynion gyhoeddedig.

Bydd yr STI yn cydnabod derbyn eich cwyn a bydd yn darparu ymateb llawn o fewn 30 diwrnod o'i dderbyn. Os nad yw'n bosibl cwblhau'r ymchwiliad a'r ateb o fewn yr amser hwnnw, bydd yr STI yn cysylltu â chi i egluro pam mae oedi a darparu dyddiad erbyn pryd y mae'n gobeithio darparu ymateb.

Cyfrinachedd

Mae cyfrinachedd yn bwysig wrth drin cwynion. Byddwn ni'n cynnal cyfrinachedd eich cwyn yn unol â pholisïau'r Ymchwiliad. Byddwn ni hefyd yn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol megis y ddeddfwriaeth diogelu data. Rydym yn cydnabod y gallai ymchwilio i rai cwynion alw am wahanol rannau o'r Ymchwiliad, er enghraifft efallai y bydd angen ymgynghori ag Aelodau'r Panel nad ydynt fel arall yn rhan o'r weithdrefn gŵynion pan godir mater ynghylch polisi'r Ymchwiliad. Lle bydd angen hynny a lle bydd angen datgelu agweddau ar gŵyn ar gyfer yr ymgynghoriad hwn, cynhelir hyn mewn ffordd gymesur a sensitif sy'n parchu cyfrinachedd cyn belled ag y bo modd.

Dysgu o Gŵynion

Ar y cyfle cynharaf ar ôl cau'r gŵyn, bydd y person sy'n trin y gŵyn yn sicrhau eich bod chi a staff y rhan o'r Ymchwiliad dan sylw yn deall canfyddiadau'r ymchwiliad ac unrhyw argymhellion a wneir. Bydd uwch reolwyr a Phanel yr Ymchwiliad yn adolygu'r wybodaeth a gesglir o gŵynion yn rheolaidd ac yn ystyried a ddylid diweddaru safonau gwasanaeth, polisïau a gweithdrefnau mewnol yr Ymchwiliad.

 

 

Adborth a'r polisi cwynion

Gallwch hefyd weld a lawrlwytho fersiwn PDF o bolisi adborth a chwynion yr Ymchwiliad.

Lawrlwytho

Back to top